Dosya adına tarih, konu ve sürüm yazmak

Paylaşılan bir dosyaya bakılınca ne olduğu, hangi güne ait olduğu ve hangi sürümün güncel olduğu belli olmalıdır. Ad bunu vermiyorsa sohbette “şunu gönder” döner. “Şunu” bir ad değildir. HIL Rehber’de iç iş dosyası tarihten, konudan ve sürümden kurulur. Uymayan ad “bir yerde var” sayılmaz.

Kural klasörü güzelleştirmek için yoktur. Aynı işin iki sürümü yan yana gelince hangisine bakılacağını göstermek içindir. Adı belirsiz eski dosya teslim paketine girer. Giren eski dosya sonraki kişinin ilk işini bozar.

Ad nasıl kurulur

Sıra sabittir: tarih, konu, sürüm. Tarih önde olur çünkü klasör sıralaması tarihle gider. Konu önde olursa aynı işin sürümleri dağılır; güncel olan kaybolur. Tarih yyyy-aa-gg biçimindedir. Konu kısa, küçük harf, tire ile. Sürüm v1, v2 gibi tek parça. “final-final2” sürüm değildir.

Türkçe karakter, boşluk ve büyük harf bu kuralda yok. Karakter dağılması başka bir makinede dosyayı açılmaz hale getirir. Noktalama yığını da aynı işi yapar. Uzantı adın parçasıdır; iki kez yazılmaz.

Örnek: 2026-03-12-musteri-teklif-v2.pdf. Konuşulabilir: “on iki Mart teklif ikisi”. Açmadan konuşulamayan ad kurala uymaz. “dokuman-yeni.docx” konu vermez, tarih vermez, sürüm vermez.

Masaüstüne “teklif (1).pdf” inince kural delinir. İndirme adı iş adı değildir. İnen dosyayı paylaşmadan önce üç parçayı yazın. Paylaşılan indirme adı, sonraki kişiyi eski sürüme götürür. Götürülen kişi “ben günceli açtım” sanır; sanı teslimi bozar.

Aynı gün iki teslim varsa konuyu ayırın: teklif ayrı, fatura ayrı. Tarihi paylaşmak konuyu birleştirmez. Birleşen konu, sürümü anlamsız kılar. Anlamsız sürüm “hangisi” sorusunu geri getirir.

Bu kural resmi arşiv standardı değildir. Noter, mali saklama, yasal dosya adı iddiası yoktur. İç iş adıdır. Devirde bu ad paketin parçası olur; paketin geri kalanı işi devretmeden önce paketi kontrol etme kılavuzundadır. Sürümü ayrıca nasıl yazacağınız dosya sürümünü adlandırma yazısındadır; bu sayfa üç parçanın sırasıdır.

Ada üç parçayı yazın

1. Tarihi öne yazın. Gün yoksa “bugün” yazmayın; günü bilin veya dosyayı paylaşmayın.
2. Konuyu tire ile, küçük harfle ekleyin. Türkçe karakter ve boşluk yok.
3. Sürümü sona ekleyin. Eski sürümü “güncel” diye yeniden adlandırmayın; yeni sürüm yeni addır. Eski ad yerinde kalır.

Hazırlık: işin adı (sohbetteki lakap değil), gün, kaçıncı sürüm olduğu. Üçü yoksa ad yazılmaz. Yazılmayan ad “şunu” olarak dolaşır.

• Ad açılmadan söylenebiliyor mu?
• Tarih önde mi?
• Aynı klasörde adsız “kopya” veya “final2” var mı? Varsa kural delinmiştir.

Bitti sayılmaz: ad sohbet lakabıysa; Türkçe karakter veya boşluk varsa; sürüm “yeni” kelimesiyle gizleniyorsa; bu kural yasal arşiv diye sunulduysa. Sunulmaz. Kaybolmayan ad, sonraki kişinin ilk sorusunu keser. Kesilmeyen soru “şunu tekrar at”tır. Tekrar atma adlandırma değildir.

Eski arşivi tek oturuşta yeniden adlandırmayın. Kural bir sonraki paylaşılan dosyaya uygulanır. Toplu yeniden adlandırma çoğu kişide yarım kalır ve “isimler karıştı” diye paylaşımı durdurur. Bu hafta çıkan dosyayı üç parçayla yazın. Eski yığın, her teslimde bir adla incelir.

Bulut senkronu adı düzeltmez. Masaüstünde doğru, paylaşımda eski ad kaldıysa bakılan ad eski addır. Her kopyayı aynı üç parçayla yazın veya paylaşmayın. İkinci bir “kısa ad” sohbet için uydurulmaz. Sohbette de aynı ad söylenir; lakap dosya adı değildir.

Zip içine atılan adsız dosyalar da kuralı deler. Zip’in adı düzgün, içi “belge1.docx” ise sonraki kişi yine “şunu” arar. İçteki her dosya kendi üç parçasını alır. Almayan iç dosya paketten çıkar veya yeniden adlandırılır.