Toplantı notunu boş şablona doldurmak

Toplantı bittikten sonra “bir şeyler konuştuk” kalırsa not yoktur. Konuşulan şey kimler ve süre yazılmadan bulunamaz. Bulunamayan not ikinci bir oturuş ister. Bu şablon o maliyeti kesmek içindir: oturuşun başında boş alanlar açılır, süs cümlesi kopyalanmaz.

Şablon toplantıyı anlatmaz. Doldurulacak satırları hazırlar. Sonradan doldurulan taslak hafızaya yaslanır; hafıza bu sitenin işi değildir. Resmi tutanak, noter veya mahkeme dili burada yoktur. Bu bir iç taslaktır.

Hangi alanlar boş kalsın

Konu: bu oturuşun tek cümlesi. “Nasıl çalışıyoruz” konu olabilir; “bir sürü şey” konu değildir. Süre: kaç dakika ayrıldığı. Süre yazılmazsa oturuş uzar ve gündem şişer. Kimler: addır. Unvan yığını ad değildir. Boş kimler, ertesi gün “kim vardı” üretir.

Gündem en fazla üç madde. Dördüncü madde ikinci oturuşa yazılır. Tek şablona sıkıştırılan dört konu not alanını doldurur, sonraki bakışı boş bırakır. Not: konuşulanın kısa hali, ahlak cümlesi değil. Sonraki bakış: ne zaman, kimin elinde, hangi iş. “Bir ara” sonraki bakış değildir.

Dolu süs cümlesi alanı tıkar. “İyi iletişim önemlidir” kopyalanmaz. Kopyalanan şey boş satırdır. Açılmayan şablon, oturuştan sonra sohbet yığını üretir. Sohbet yığını karar listesine de sızar; karar ayrı satır ister, o iş kararı satır satır listeye yazma şablonundadır.

Oturuştan önce iki satırlık bir hazırlık varsa onu burada tekrar etmeyin; toplantı öncesi iki satır kılavuzu ayrıdır. Bu sayfa oturuşun içindeki boş alanlardır.

Şablonu her kahve molasına zorlamayın. Düşünmek için oturulan saat, kapanış diye doldurulursa kötü karar üretir. “Bugün karar yok; perşembe bakacağız” sonraki bakışa yazılır. Yazılmayan erteleme, kararsızlık gibi dağılır. Kararsızlık ile açık bırakmak aynı şey değildir. Açık bırakmak, ertelenenin adlandırılmasıdır.

Kimler satırına “ekip” yazmayın. Ekip ad değildir. İki kişi varsa iki ad. Misafir varsa misafirin adı. Adsız oturuş, ertesi gün kimin söz verdiğini tartışır. Tartışma ikinci oturuştur.

Şablonu başta açın

1. Oturuş başlarken şablonu açın. Sonra doldurulacak diye kapatmayın.
2. Konu, süre, kimler, en fazla üç gündem yazın. Kimler boşsa şablon henüz doldurulmamıştır; oturuşa öyle devam etmeyin.
3. Not ve sonraki bakışı oturuş kapanırken doldurun. “Bir şeyler konuştuk” yazılmaz. Gündem dördü bulduysa fazlasını ikinci oturuşa alın.

Şablon tutanak yerine geçmez. İmza, noter, resmi dil iddiası yoktur. İç iş kaybını keser: aynı konuşmanın ertesi hafta yeni gibi dönmesini. Dönen konuşma çoğu zaman kimler ve sürenin yazılmamasındandır.

• Kimler satırında ad var mı?
• Gündem üçü geçiyor mu?
• Sonraki bakışta gün ve ad var mı, yoksa “bir ara” mı?
• Süs cümlesi alanın yerini mi almış?

Bitti sayılmaz: şablon oturuştan sonra hafızadan doldurulduysa; kimler boşsa; dört gündem tek sayfaya sıkıştıysa; bu taslak resmi tutanak diye sunulduysa. Sunulmaz. Boş alan, yazılacak şeyi gösterir. Dolu ahlak cümlesi alanı tıkar. Tıkanan alan kapanışı boş bırakır.

On kişilik bir oturuş da aynı altı alanı ister. Kişi sayısı alan eklemez. Eklenen “herkes konuşsun” maddesi gündemi dörde çıkarır ve notu doldurur. Dolan not sonraki bakışı ezer. Ezen not, şablonun kestiği maliyeti geri getirir. Maliyet resmi ceza değildir; aynı konuşmanın ertesi hafta yeni gibi dönmesidir.

Şablonu toplantı uygulamasının varsayılan başlığıyla karıştırmayın. Uygulama başlığı “Ayşe / Burak” olabilir; konu değildir. Konu cümlesi şablona yazılır. Yazılmayan konu, kayıtlarda kişi adlarıyla aranır ve bulunamaz. Bulunamayan konu ikinci oturuşu doğurur.

Not alanına slayt yapıştırmayın. Slayt görüntüdür; not, sonraki bakışın cümlesidir. Görüntü cümleyi ezmez ama alanı doldurur. Dolan alan kapanışı boş bırakır.