Toplantıdan önce konu ve süreyi yazmak

Oturuştan önce konu ve süre yazılmazsa şablon açılmaz. Açılmayan şablon “madem toplanmışken” üretir. Üretilen yığın not alanını doldurur, kapanışı boş bırakır.

HIL Rehber’de toplantı öncesi kontrol iki satırdır: konu ve süre. Gündemi süslemek değildir. Şablonun kapısını daraltmaktır. İki satır yoksa boş şablon kopyalanmaz. Kopyalanan boş şablon, iki satır yokken de “toplantı varmış” gibi görünür. Sanı, bu listenin kestiği şeydir.

İki satır neyi keser

Konu: bu oturuşun tek cümlesi. “Nasıl çalışıyoruz” konu olabilir; “bir sürü şey” konu değildir. Süre: kaç dakika, bitiş saati veya bitiş dakikası. “Esnek” süre değildir. Esnek yazılırsa oturuş uzar ve gündem şişer. Şişen gündem notu doldurur; sonraki bakış boş kalır.

Bu liste toplantı şablonunun yerine geçmez. Şablon oturuşta doldurulur; o iş toplantı notunu boş şablona doldurma sayfasındadır. Burada yalnız kapı taranır. Kapı açık değilse şablon kopyalanmaz. Oturuş başladıktan sonra konu uydurmak, iki satırı geriye doldurmaz. Geriye doldurulan konu hafızadır. Hafıza bu sitenin işi değildir.

Karar bu iki satırda alınmaz. Karar ayrı satır ister; kararı satır satır listeye yazma şablonuna gider. İki satıra karar yığmak, süreyi yalanlar: “madem karar var, uzayalım”. Uzayan oturuş yine kapanışı boş bırakır.

Hazırlık: kimlerin çağrıldığı belli olsun, ama bu listenin işi kimler değildir. Kimler oturuş şablonundadır. Burada konu ve süre. İkisi masada yoksa davetiye “çay içelim”dir. Çay, oturuş sayılmaz.

Aynı konuyu ikinci kez, süre yazmadan açmayın. Süre yoksa birinci oturuş bitmemiştir. Bitmeyen oturuş ikinci bir “devam” üretir. Devam, iki satırın başta yazılmamasındandır. Yazılmayan süre, ertesi gün aynı yığını geri getirir.

Konuyu uygulama başlığından kopyalamayın. “Ayşe / Burak” konu değildir. Konu cümlesi işi söyler. Söylenmeyen konu, kayıtlarda kişi adlarıyla aranır ve bulunamaz.

Kapıyı iki satırla açın

1. Konuyu tek cümle yazın. “Bir sürü şey” yazılmaz; yazılırsa şablon açılmaz.
2. Süreyi yazın: dakika veya bitiş. Esnek yazılmaz.
3. İkisi de yazılıysa şablonu açın. Biri boşsa oturuşu erteleyin veya sohbet olarak bırakın; sohbeti toplantı diye işaretlemeyin.

İki satır tutanak yerine geçmez. İmza, noter, resmi dil iddiası yoktur. İç iş kaybını keser: aynı konuşmanın “madem buradayız” ile şişmesini. Şişen konuşma çoğu zaman konu ve sürenin yazılmamasındandır.

• Konu tek cümle mi, yığın mı?
• Süre esnek mi yazılmış?
• Şablon iki satırdan önce kopyalandı mı?

Takvim davetinin başlığı iki satırın yerini tutmaz. Başlık kişi adları olabilir; konu değildir. Konu ve süre bakılan listededir. Listede yoksa kapı açılmamıştır.

On kişilik bir çağrı da aynı iki satırı ister. Kişi sayısı satır eklemez. Eklenen “herkes konuşsun” maddesi konuyu yığına çevirir ve süreyi yok sayar. Yok sayılan süre, notu doldurur. Dolan not kapanışı ezer. Ezen not, listenin kestiği maliyeti geri getirir. Maliyet resmi ceza değildir; aynı konuşmanın ertesi hafta yeni gibi dönmesidir.

Bitti sayılmaz: konu yokken toplanıldıysa; süre esnekse; bu liste resmi tutanak diye sunulduysa. Sunulmaz. İki satır, oturuşun başında “neden buradayız” ve “ne zaman biter” sorularını keser. Kesmeyen satır şablonu boş yere açtırır. Boş açılan şablon toplantı sanısı üretir.

Kahve molasına iki satır zorlamayın. Düşünmek için oturulan saat, kapanış diye doldurulursa kötü karar üretir. “Bugün karar yok; perşembe bakacağız” konu cümlesi olabilir. O zaman süre yine yazılır. Yazılmayan erteleme kararsızlık gibi dağılır.

Davetiyede yalnız “toplantı” yazmak iki satırı doldurmaz. Davetiye konu ve süreyi içermiyorsa şablon yine açılmaz. Açılmayan şablon gelen kişiyi sohbete bırakır. Sohbet oturuş sayılmaz. Sohbeti takvime “toplantı” diye yazmak da iki satırı doldurmaz.